Ngành văn thư hành chính

2. Mục tiêu đào tạo ngành Văn thư hành chính

Sau khi tốt nghiệp ngành Văn thư Hành chính, người học có khả năng:

• Trình bày được vị trí, ý nghĩa, tác dụng và nội dung của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức;
• Trình bày được các loại văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
• Giải thích được quy trình tổ chức quản lý văn bản đến, quy trình quản lý văn bản đi;
• Trình bày được phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
• Trình bày được những quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu;
• Ứng dụng được kiến thức tin học vào soạn thảo, xử lý văn bản; quản lý, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
• Xử lý được các tình huống phát sinh trong thực thi nhiệm vụ văn thư;
• Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn việc xác định hồ sơ và lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan;
• Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc;
• Hướng dẫn được nghiệp vụ văn thư cho cán bộ có trình độ nghiệp vụ thấp hơn.

3. Kiến thức và kĩ năng ngành Văn thư hành chính

Người học được trang bị đầy đủ kiến thức và rèn luyện các kĩ năng nghiệp vụ sau:

• Phát hiện được những văn bản ban hành thiếu hoặc sai thể thức;
• Vận dụng được phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số văn bản về công tác văn thư;
• Thực hiện thành thạo các thao tác: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính và bằng sổ, chuyển giao văn bản đến;
• Thực hiện thành thạo các thao tác: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính và bằng sổ, làm các thủ tục phát hành văn bản đi;
• Thực hiện thành thạo các bước làm thủ tục sao và ban hành bản sao văn bản;
• Xác định chính xác hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị;
• Lập tương đối thành thạo hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự;
• Hướng dẫn được phương pháp lập hồ sơ;
• Làm thành thạo các thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
• Thực hiện thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính và quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
• Kỹ thuật đánh máy văn bản đạt tốc độ 100 đập/phút;
• Sử dụng thành thạo các thiết bị chuyên ngành;
• Viết bìa hồ sơ, bì văn bản, giấy giới thiệu, đăng ký văn bản đến, văn bản đi, chữ rõ ràng.

4. Chương trình đào tạo ngành Văn thư hành chính

Chương trình được thiết kế theo hướng thực hành là chính, giúp người học nắm vững nghiệp vụ ngay trong quá trình học tập. Các học phần trọng tâm gồm:

• Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, từ công văn, tờ trình, báo cáo đến thông báo và quyết định cá biệt;
• Quy trình quản lý văn bản đi – đến, đăng ký, theo dõi và tra cứu hồ sơ một cách khoa học;
• Nghiệp vụ lưu trữ: phân loại tài liệu, lập hồ sơ hiện hành, chỉnh lý và bảo quản kho lưu trữ;
• Ứng dụng tin học văn phòng, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong môi trường làm việc hiện đại;
• Kỹ năng giao tiếp, tổ chức hội họp, đón tiếp khách và xử lý các tình huống phát sinh tại văn phòng.

Bên cạnh kiến thức chuyên môn, nhà trường còn tổ chức các buổi thực tập, trải nghiệm thực tế tại cơ quan, doanh nghiệp để người học làm quen với môi trường làm việc trước khi tốt nghiệp.